Курсы ведущих мероприятий: обучение на ивент-менеджера

Начало карьеры

Мы начали с праздника для нас и друзей, собрали 300 человек. Вдохновленные этим, мы решили организовать летний фестиваль. Время упало, пришло меньше людей, чем ожидалось. Проект ушел в отрицательную зону, но это побудило нас двигаться дальше. Мы поработали над ошибками, нашли большой производственный склад и начали проводить вечеринки на 2–3 тысячи человек. Так началась история m_division. Наша команда обосновалась в Санкт-Петербурге: больше всего нам понравились местные жители, атмосфера и отношение к клубной культуре. Когда-то этот город был столицей русских рейвов.

Рынок небольшой, а конкуренция высокая. Поэтому, когда мы появились в Санкт-Петербурге, кто-то нас поддержал, а кто-то нет, и толпа в первый год нашей деятельности не воспринимала. Мы ориентировались на людей, которым нравится качественный музыкальный контент, поэтому собирали аудиторию с нуля. Только через полтора года мы всем рассказали, чем занимаемся, и отношение к нам изменилось.

2. Выбор подрядчиков

Небольшой контрольный список для выбора:

• Составьте список подрядчиков, у которых есть похожие дела
• Выбранным подрядчикам задайте максимальное количество уточняющих вопросов, чтобы разобраться в опыте и понимании того, как добиться желаемого результата.
• Изучите отзывы, попросите обратную связь у тех, кто с ними работал.
• Напишите подробный бриф о том, что и когда нужно будет делать, на какой результат вы рассчитываете.
• Устройте встречу и протестируйте на сайте. А в день мероприятия или накануне свяжитесь со всеми и убедитесь, что они не забыли о вас и что все готово (вы не поверите, что это произойдет, и это).
• Если навигация по сайту неочевидна, позаботьтесь о навигационных знаках на карте сайта.

При выборе технического подрядчика важно: внимательно изучить кейсы, найти пример, который подходит вам по качеству, на словах все самое лучшее, но портфолио говорит больше. Даже если вы не разбираетесь в организации трансляции, узнайте, как будет работать процесс, какими специалистами они будут, заранее предоставьте полный бриф с указанием сроков и описанием мероприятий, решение технических проблем на месте заканчивается непредсказуемо и нервное напряжение вам гарантировано.

Для хорошего фото мало фотоаппарата и оператора, нужно правильно выставить свет. Даже если в комнате много дневного света, полностью на него полагаться не стоит. Погода переменчивая, сначала яркое солнце, потом облака, плюс во время мероприятия может темнеть.

Также не пренебрегайте звукорежиссером. В видеотрансляциях шум, скачки громкости и другие непредсказуемые проблемы будут слышны даже громче, чем в зале.

Позаботьтесь о своих зрителях онлайн, дайте им возможность перематывать трансляцию, по возможности упорядочивать субтитры, проверять совместимость со всеми мобильными и настольными устройствами. Такой подход сделает ваше мероприятие выше любительского вещания и поможет удержать аудиторию.

Подготовка корпоративных мероприятий

Создание концепции

Концепт — это внешний вид праздника, мероприятия, которое будет определять программу.

Опытные тренеры, организаторы рекомендуют проводить корпоративные мероприятия по тематическим / сюжетным сценариям, например: Оскар, Возвращение в СССР, Бал (здесь много вариантов), Национальный праздник, Пионерский лагерь, Карнавал, Дискотека (80-е, 90-е годы) х…) на основе телешоу, любимых / популярных фильмов и т д

Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества сотрудников, можно провести опрос. Если результаты слишком разрознены, можно построить новую концепцию с учетом предпочтений больших групп.

Написание сценария

Когда концепция утверждена и разработана, пишут сценарий или адаптируют готовый. Это делают сотрудники ивент агентства, но с обязательным участием (!) Менеджера по персоналу или другого человека, хорошо знающего команду.

Важно! В сценарии должно быть задействовано максимальное количество гостей с учетом их интересов, возраста, физических возможностей. И обязательно — лидерство разного уровня, если очень хочется сплотить команду.

Не стоит опасаться, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или кроликов потеряют авторитет: если они будут настоящими профессионалами, строгими, но справедливыми руководителями, их авторитет только возрастет. А если упадет, пора руководству задуматься о профессиональных качествах руководителя.

Выбор места

На него влияет множество факторов: статус, бюджет, количество гостей, сезон, активность.

Помимо традиционных банкетных залов, ресторанов, дискотек и развлекательных центров, вы можете выбрать оригинальные локации: производственные цеха, заброшенные здания (при возможности и соответствующей концепции), скалодромы, поля для пейнтбола и лазертага и т.д.

Если вы останавливаетесь на закрытом помещении (ресторане, клубе), нужно убедиться, что:

• всем гостям удобно расположиться в столовой;
• заведение имеет презентабельный вид;
• есть гардероб, туалеты, они хорошо обслуживаются и удобны;
• есть светомузыкальное оборудование или их можно быстро подключить (собственное или арендуемое);
• есть танцпол;
• институт охраняется, оборудован фотоаппаратами;
• до института удобно добираться на общественном транспорте, есть парковка для личных автомобилей.

Выбор меню

Меню, как и место проведения, зависит от бюджета и формы мероприятия.

• Коктейльный стол подходит для презентаций, церемоний (до или в конце);
• Фуршет организован с большим количеством гостей с богатой культурной и торжественной программой. Часто это акции, итоговые встречи, юбилеи и так далее;
• Банкет отличается торжественным обслуживанием и подходит для проведения престижных или, наоборот, «семейных» мероприятий (банкет в упрощенной форме);
• Мангал подходит для активного отдыха — в парках, садах, летних террасах. Сама кухня может стать частью шоу.

Важно! Планируя меню, необходимо учитывать, что на одного гостя нужно около килограмма еды. Еда должна поступать в зал (на площадку) не сразу, а порциями, чтобы поначалу лакомство не было съедено в чистом виде.

При проведении банкета на одного человека потребуется:

• колбасы — 100 гр.;
• рыбное ассорти — 100 гр.;
• салаты — 300 гр.;
• маринады — 70 гр.;
• горячие закуски — 100 гр.;
• теплые — 200-300 гр.;
• сладости — 70-100 гр.;
• фрукты — 200-300 гр.;
• напитки: водка — 100 гр., шампанское — 150 гр., красное вино — 250 гр., белое вино — 150 гр., сок — 0,3 л, минеральная вода — 0,3 л.

Приглашение на праздник

Даже если у вас нет «посторонних» гостей, вам нужно пригласить своих сотрудников за 1-2 недели. Они смогут распланировать свое время и «задать» настроение.

Важно! Чтобы заинтересовать сотрудников, клиентов, партнеров, анонсируйте событие — анонсируйте его концепцию, некоторые пункты программы. Цирк и театральная афиша — хороший тому пример.

Организатор корпоративного мероприятия — как выбрать достойного

Все без исключения ивент-агентства позиционируют себя как непревзойденных мастеров в организации мероприятий. Чтобы не ошибиться в выборе, обратите внимание на следующие моменты:

• возраст компании: конечно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жесткой конкуренции плохая компания просто не выживет;
• рекомендации, портфолио — отлично, если можно поговорить с одним-двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. Портфолио тоже говорит о многом — с фотографиями, краткими описаниями сценариев. Сайт показателен: если потенциальный организатор рассказывает о разных аспектах подготовки корпоративного мероприятия, нюансах, максимально полно освещает тему, это говорит о серьезности агентства;
• лицензия — требуется, если агентство предоставляет транспорт (транспортировку), организует питание, аттракционы, обучающие курсы и другие мероприятия, связанные с обеспечением безопасности участников;
• прайс-лист: trust — это компания, которая не скрывает цены на услуги. Конечно, в зависимости от сценария и другого времени праздника цены могут варьироваться — в разумных пределах.

Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно отметьте все точки сотрудничества, зону ответственности и, по возможности, действия при возникновении форс-мажорных обстоятельств.

Как открыть успешное event агентство

Каковы особенности бизнеса?

Чтобы оставаться на плаву, нужно иметь не менее 2-3 заказов в месяц. Поэтому на начальном этапе нет необходимости нанимать большое количество сотрудников.

Лучше найти несколько здравомыслящих людей, которые умеют организовывать праздники и умеют это делать. Конечно, важно уметь адаптировать полет воображения к финансовой картине клиента.

Если заказчик не ограничен финансами, то можно устроить экстремальные развлечения, например, прыжки с парашютом. Большой популярностью пользуются различные конкурсы, поэтому необходимо подготовить базу вариантов и набраться опыта в уже существующих агентствах.

Вы должны понимать, что на раннем этапе будет сложно охватить все области, поэтому лучше всего делать что-то одно, например, дни рождения, детские праздники или свадьбы.

Профессия — организатор развлекательных мероприятий

1. Как зовут вашу профессию (должность)?

Моя профессия называется эвентор, что в переводе с английского (организатор корпоративных мероприятий и корпоративных развлечений)

2. Чем вы занимаетесь и каковы ваши обязанности?

Моя работа требовательна и кропотлива, хотя многим она кажется беззаботной и веселой.

— Сопровождение клиента от первой встречи до самого мероприятия, — Активный поиск и привлечение новых клиентов, — Холодные звонки,

— рассылка электронных презентаций клиентам, — проведение презентаций в офисе клиента, — участие в тендерах, — подготовка предложений, — разработка концепций, — создание красочных презентаций Power Point для демонстрации клиентам, — заключение договоров с клиентами, подрядчиками, — сценарий написание, — копирайтинг концептов, текстов сценария, рерайтинг, нейминг, разработка слоганов. — подбор площадок, — подбор необходимых вариантов, исполнителей, художников, анимационной бригады, — формирование детальной сметы мероприятия, — организация корпоративных мероприятий: корпоративные дни рождения, Новый год, 23 и 8 февраля — март, строительное лето командные, включая спортивные программы, свадьбы, детские праздники, — рекламные акции, фестивали и др. — координация мероприятий, — составление отчетов по организованным мероприятиям для сайта компании.<

3. Какое образование необходимо для получения должности?

В университетах этой профессии не учат, я считаю, что с этим надо родиться.

4. Опишите свой рабочий день.

Мой рабочий день не такой, как другой, он не стандартизирован и включает в себя все функции, описанные в пункте 2.

5. Насколько комфортны ваши условия работы (весь день на улице или в офисе за чашкой кофе)?

Условия работы достаточно комфортные. Это могут быть стены вашего офиса, или стены не очень привычного, но все же дорогого клиентского офиса, небольшого уютного кафе, где может состояться встреча с потенциальным клиентом, или любого магазина в городе, где оформляется реквизит для мероприятия куплены, или любой ресторан, где утверждено меню мероприятия, в целом сфера рабочего места, мягко говоря, широка.

6. Что вам больше всего нравится в вашем бизнесе?

Больше всего мне нравится ехать домой после последнего мероприятия с чувством полного удовлетворения и чувствовать гул своих ног.

7. Что вам больше всего не нравится в вашем бизнесе?

Больше всего мне не нравится, когда я понимаю, что отпуск закончился, потому что немного грустно, что эта маленькая страница чьего-то отпуска снята. Но впереди только все новое и интересное.

8. Если не секрет, какой у вас уровень зарплаты (просто напишите, довольны или нет)?

Уровень заработной платы всегда разный и зависит от вложенных в отпуск усилий.

9. Опишите свою команду, какие люди работают с вами?

Моя команда — это не только мои коллеги: это отличный сплоченный коллектив, который в кратчайшие сроки путешествует по земле, чтобы что-то найти или изобрести, это мои большие друзья! И мы вместе путешествуем по этой земле.

10. Какие человеческие качества, по вашему мнению, наиболее важны в вашем бизнесе?

Самыми важными являются организаторские способности, творческая жилка, харизма, способность убеждать, и как бы тривиально это ни казалось .. немного сладким .. большим!

11. Работа дает мне больше возможностей (все, что она дает, кроме денег, от личного самовыражения и общения с интересными людьми до возможности побывать в разных странах).

Моя работа дает мне возможность много общаться с самыми разными людьми, разных уровней и социальных групп: от простой уборщицы, которая убирает комнату перед мероприятием, до звезд эстрады, которые выступают на нашем празднике.

12. У вас есть возможность поставить свою работу по пятибалльной шкале, какую оценку вы бы поставили?

Я бы поставил «4» с большим и им с плюсом, просто потому, что даже пылинка маленькая и что для того, чтобы куда-то стремиться, всегда нужно оставлять себе шанс постараться еще сильнее.

13. Почему вы выбрали эту работу?

Я выбрал эту работу, потому что искренне завидовал тем людям, которые работали в этой сфере, и только мечтал попасть в нее. И это не так-то просто.

14. Как вы думаете, что мы не включили в план и чем еще вы хотели бы поделиться с нами?

Возможно, уместно спросить себя, как вы нашли свою работу и как именно это место вас захватило.

Как найти площадку для фестиваля

Наша специфика в том, что мы мало работаем над подготовленными сайтами. Мы ищем объект, имеющий историческую ценность: бывшую верфь, безжизненную в течение 30 лет, механический завод XIX века, производивший оружие, или Первую императорскую пивоварню, основанную в 1795 году.

Найти работу — пожалуй, одна из самых сложных задач. Он должен соответствовать требованиям безопасности, окружающей инфраструктуре, доступности транспорта и атмосфере мероприятия.

Территория может быть отдана в залог банку или уже готовится к строительству еще одного жилого комплекса или торгового центра. А может, он получил его в 90-х от человека, который сдает его по частям, или он просто не знает, что с этим делать.

Найти работу — пожалуй, одна из самых сложных задач

Впоследствии начинаются переговоры с властями, со всеми органами, участвующими в координации массовых мероприятий: МЧС, МВД и так далее. Если участок принадлежит частному лицу, то это носит более информативный характер, а если город — еще больше процедур.

Как стать организатором?

Для детей, задумывающихся о профессии «организатор», мы подробно расскажем, как и где пройти обучение, чтобы стать отличным специалистом.

Чтобы стать организатором, необходимо будет поступить в институт культуры, которых в нашей стране достаточно.

В этом заведении есть дирекционные отделы и отделы менеджеров по развлечениям. Именно на них опытные преподаватели обучают молодых специалистов тонкостям организационного управления.

Уже во время обучения будущие специалисты практикуются, проявляя себя в различных студенческих мероприятиях.

Но следует учитывать, что люди с педагогическим или экономическим образованием тоже могут проявить себя в организационной среде. Обладая творческой перспективой и умением организовать любой процесс, человек легко овладевает этой профессией.

Организация мероприятия

Конечно, нет четкой формулы, сколько артистов и какого калибра пригласить. Может быть, это стоило бы вывести, но я не хочу убивать душу проекта математикой. Мы формируем состав исходя из своих предпочтений: часто некоторых наших артистов никто не знает, но они всегда хорошие музыканты. Я не помню, чтобы кто-то из них «не заходил».

Возможно, стоило бы придумать формулу, сколько и какого уровня художников пригласить, но я не хочу убивать душу проекта математикой. Мы тренируем обучение согласно нашим предпочтениям.

В 2009 году мы использовали различные методы рекламы: радио, наружную рекламу, билборды и раздачу листовок. Сейчас все перешло в цифровую среду, в основном социальные сети и работа со СМИ. В Санкт-Петербурге хорошо работает «ВКонтакте», а для Москвы больше подходит Facebook.

Теперь у нас есть правило: если нет партнерской поддержки, мы не делаем большой проект — это заведомо минус. Около пяти лет назад я услышал от организатора крупного европейского фестиваля слова, которые я всегда буду помнить: «Не ищите спонсоров, сосредоточьтесь и создавайте интересный для людей проект, тогда спонсоры выстроятся вместе с вами».

Дополнительные бюджеты, что скрывать, увеличивают возможности. Обратной стороной является то, что как только вы получаете бюджет, вы также получаете обязательства. И пожелания спонсоров не всегда являются частью философии фестиваля.

Подведем итоги

Обобщая статью, можно сделать следующие выводы:

• Организаторы востребованы на современном рынке труда;
• Это творческая профессия, доступной для людей, не имеющих высшего образования, полученного в институте культуры. Достаточно отличного воображения и организаторских способностей;
• Поступить в профессию можно в любом возрасте.

Теперь вы знаете, кто такой органайзер и для чего он нужен.

Личные качества организатора

Не каждый может быть организатором. Прежде чем встать на путь этой профессии, человек должен понять, подходит ли он профессионально для этого вида деятельности.

Итак, вот список личных качеств, которыми должен обладать будущий профессионал:

• Имейте все необходимое, чтобы быть лидером. Ведь организатор — отличный менеджер, в подчинении которого находится большой список людей, задействованных в подготовке мероприятия;
• Высокая ответственность. Взявшись за организацию мероприятия, специалист должен понимать, что он несет ответственность за то, насколько клиенты будут довольны и как его будут рекомендовать друзьям и знакомым;
• Общительность. В процессе работы вам придется работать с большим количеством людей, и не у всех из них будет простой характер. Организатор должен найти общий язык с любым человеком и уметь покорять;
• Наличие развитого воображения;
• Обладает творческим мышлением, умеет находить выход из любых непредвиденных ситуаций.

Возврат билетов участникам

Закон Российской Федерации от 09.10.1992 г. 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (далее — Закон № 3612-I).

Закон распространяется на культурные мероприятия, поэтому полезно знать некоторые особенности. Например, как вернуть билет. Зритель может изменить планы, а иногда организатор откладывает мероприятие на неопределенный срок.

Если мероприятие отменяется организатором, полная стоимость билета должна быть возвращена зрителю по запросу. Если зритель сам решит не посещать мероприятие, подав заявление об аннулировании билета, он получит возмещение в соответствии с требованиями, установленными ст. 52.1 Закона № 3612-я, а точнее:

• 10 и более дней до мероприятия — 100 %;
• 5-10 дней до мероприятия — 50 %;
• 3-5 дней — 30 %.

Если зритель отказался от посещения мероприятия менее чем за 3 дня до старта, организатор имеет право не возвращать стоимость билета. Исключение: когда зритель заболел и может подтвердить это отпуском по болезни или не может присутствовать на мероприятии по другим причинам, которые необходимо документально подтвердить.

Особенности

По своему усмотрению организатор может вернуть средства покупателю, даже если он запросил возврат за час до культурного мероприятия или даже после его завершения.

Какие типы мероприятий включают: Культурные мероприятия, на которые продаются билеты (кино, музей, театр, выставка).

Как это работает

ООО «Филармонический театр им. Мединского» продает билеты на спектакль. Сергей оплатил билет за 5 месяцев до мероприятия (так было дешевле). Но за 3 недели до старта выяснилось, что он не сможет посетить шоу из-за командировки. Сергей отправил запрос на возврат, но ответа не получил. Расстроенный покупатель написал заявление, теперь правоохранительные органы займутся ситуацией.

Онлайн-касса с уведомлением налоговой

Федеральный закон от 03.07.2016 г. 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон« Об использовании контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов платежными картами».

Организаторы мероприятия обязаны сообщать о продаже билетов в налоговую инспекцию. Это можно сделать с помощью:

• онлайн-кассы и специальное программное обеспечение;
• сервис онлайн-продажи билетов, который генерирует кассовые чеки для клиентов.

Налог необходимо уплатить с полученной прибыли.

За продажу билетов «вне кассы» взимается штраф от 10 000 до 30 000 рублей. Кроме того, от 25 до 100% полученной суммы будет взиматься в обход онлайн-кассы (ст. 14.5 КоАП РФ). Повторное нарушение влечет за собой повторный штраф и приостановление деятельности.

Также из-за того, что зарегистрированный участник не получил билет или чек, могут возникнуть проблемы — штраф от 2 000 до 10 000 рублей. (Ст. 14.5 КоАП РФ), накопление штрафов, а также внеплановая проверка Федеральной налоговой службы. Также при отсутствии онлайн-кассы при оплате банковской картой организатору может грозить проверка со стороны полиции.

Сервис Nethouse.Events имеет интегрированную онлайн-кассу. При покупке билета организатор выдает участнику все необходимые квитанции и электронный билет. В случае утери или аннулирования билета участник может запросить его повторную отправку. Для этого ему необходимо связаться с организатором через форму обратной связи, которая находится внизу страницы мероприятия. Через 3 дня после мероприятия организатор получает сертификат о прохождении по почте. Организатор платит налоги сам.

Особенности

Онлайн-касса требуется только в том случае, если вы продаете билеты у ООО или индивидуального предпринимателя. Но вы можете зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель. В этом случае онлайн-касса не требуется.

Какие типы мероприятий включают: Все мероприятия, на которые продаются билеты (шоу, цирковое представление, конференция, детский праздник).

Открыть агентство по организации праздников правильно!

Нужно ли помещение?

У вас есть два варианта:

• работать без офиса. В такой ситуации можно пообщаться с покупателями по телефону, потом договориться о встрече где-нибудь в парке, в кафе, приехать к вам домой и там обговорить условия. Преимущество этого метода — экономия на аренде офиса.

Минус — недоверие самых перспективных покупателей. В такой ситуации люди будут бояться обмана.

• сдам небольшую комнату.

Этот вариант самый перспективный.

Затраты будут ограничены, но компания получит свой зарегистрированный офис и будет казаться более солидной в глазах клиента.

Оптимальное расположение — ближе к центральной части города.

Возле входа в помещение должна быть парковка и остановка общественного транспорта.

Если денег мало, выберите первый вариант.

При наличии финансовых возможностей не стоит экономить — снимайте комнату и красочно ее декорируйте.

Знак на входе также имеет большое значение — он должен быть креатиновым и указывать направление вашего бизнеса.

Особое внимание уделите оформлению внутреннего убранства. Хороший вариант — повесить уже сделанные отпускные фотографии в комнате, где запечатлены довольные покупатели (отлично работает).

Площадь помещения должна быть 40-50 квадратных метров. Наличие приемной, комнат для персонала и для переговоров с заказчиками обязательно. В офисе должны быть санузел и склад, на котором будут храниться различные деловые инвентарь, оборудование, техника и другие необходимые вещи.

Средняя стоимость аренды помещения — от 30 000 руб. В месяц.
Ремонтные работы — от 200000 руб.

Кого нанимать в персонал?

Количество сотрудников напрямую зависит от менеджмента компании и объема предоставляемых услуг.

При этом есть три варианта развития бизнеса:

1. Ваше агентство самостоятельно планирует и организует отпуск. В этом случае вам потребуется нанять большой штат людей: ди-джеев, фокусников, музыкантов, пиротехников, флористов, организаторов фаер-шоу, певцов, фотографов, видеооператоров и других специалистов.

Этот вариант хорош, но требует больших трудозатрат, поэтому подходит для большой и уже состоявшейся компании.

2. Нет сотрудников. При отображении заказа производится поиск подрядчиков в управлении. Этот вариант наиболее перспективен и выгоден для начинающих предпринимателей.

Большой плюс — возможность сэкономить на зарплате многочисленным сотрудникам. Минус: постоянные проблемы с поиском подрядчика. При этом рассчитывать на крупную прибыль в этом случае очень сложно, ведь оплачивать услуги подрядчиков приходится из собственного кармана.

Еще один недостаток — высокий риск нарваться на людей с низким профессиональным уровнем. В результате пострадает ваша репутация.

Как начать свой event-бизнес без денег

3. Смешанная версия. В этом случае у вас есть определенный штат самых «разноплановых» сотрудников и вы нанимаете пропавших без вести по мере необходимости. Именно такой подход считается наиболее перспективным.

Из штата вам понадобится менеджер по продажам. Работа этого человека — принимать заказы по телефону и мотивировать потенциальных клиентов. Кроме того, вам понадобится водитель служебного автомобиля и несколько шоуменов (ведущих). Всего 4-5 человек может хватить.

Найти творческих людей — это большое дело. Посещайте различные местные праздники, наблюдайте за ведущими, размещайте рекламу в газетах для сотрудников и проводите интервью.

При этом учтите, что зарплата во многом зависит от квалификации и опыта шоумена. Квалифицированный сотрудник может претендовать на зарплату 40-50 тысяч рублей в месяц.

Средняя стоимость работ 150 000 руб.

Таблица 1. Потребительский потенциал бизнеса при организации праздников в России

Какое необходимо оборудование?

Еще одна важная трата — покупка необходимого оборудования. Тут сложно дать четкий совет — опять же, многое зависит от направления вашего бизнеса.

Важнейшее оборудование включает в себя: телевизор, DVD-плеер, баллон с гелием, компьютер (ноутбук), усилитель. Дополнительно вам может понадобиться акустическая система, микшер, цветомузыка и микрофон.

Но это не значит, что вам нужно идти прямо в магазин и покупать весь инвентарь. Лучше всего приобретать оборудование по мере необходимости и после подготовки к тому или иному мероприятию. Что касается офиса, то его нужно сразу же обставить.

Общая стоимость закупки оборудования 300 тысяч рублей.

Как разрекламировать свою компанию?

Чтобы привлечь новых клиентов, вы должны заявить о себе, что у вас много сил. Ваша задача — провести грамотную рекламную кампанию.

Направление деятельности должно быть следующим:

• создайте свой логотип (он должен быть запоминающимся и ярким;
• обзвон потенциальных клиентов (малые и средние организации). Важно сделать это за несколько месяцев до начала новогодних праздников;
• создать качественный сайт и не экономить на его продвижении. Портал должен содержать всю информацию о предоставляемых услугах и тарифах компании. Очень важно иметь большое количество фотографий мероприятий и описание преимуществ работы с вами;
• обязательно обратите внимание на наружную рекламу и рекламу в транспорте.

Затраты на организацию рекламы — от 40 000 руб.

Таблица 2. Рост участников рынка индустрии развлечений в России

Есть ли риски?

У этого вида бизнеса есть свои риски: длительная окупаемость первоначальных инвестиций, высокий уровень затрат на оплату труда сотрудников и приобретение оборудования, а также нестабильность рынка развлечений.

Будьте готовы к тому, что работы поначалу не будет. Но если вы попробуете себя с первыми покупателями, бизнес обязательно будет расти.

Плюсы и минусы деятельности

И вот пришло время столкнуться с положительными качествами и «подводными камнями» «организаторской» профессии».

Начнем с очевидных преимуществ:

• Отсутствие однообразия и серости офисов;
• Выразите свое творчество;
• Профессия связана с созданием для клиента атмосферы праздника;
• Возможность иметь высокий заработок;
• Нет директоров и других менеджеров;
• В профессии нет ограничений по возрасту и полу;
• Автономное планирование своей профессиональной деятельности.

Растрескивание:

• Заработок не всегда стабильный. Бывают тихие моменты, когда заказов мало;
• Нет страховки от форс-мажорных ситуаций и прерывания какого-либо события;
• Высокий уровень ответственности;
• Бывает работать с капризными клиентами;
• Сильный эмоциональный стресс и стресс.

Как готовят площадку

Работаем на объекте минимум два месяца до открытия дверей. Есть десять руководителей, около 100 волонтеров, еще 100-150 сотрудников всех технических служб, монтажников, строителей.

Для начала пройдемся по площадке и распределим все точки на карте будущего фестиваля. Затем начинается уборка территории. Все зависит от состояния сайта — раньше мусор выносили на месяц. После этого можно строить фестивальные помещения — к сожалению, бюджетные ограничения всегда ограничивают вашу фантазию. Мы стараемся использовать оставшиеся на территории артефакты — например, в 2016 году у нас во дворе появилась лодка.

Организатор важного европейского фестиваля сказал мне: «Не ищите спонсоров, сосредоточьтесь и создавайте интересный для людей проект, тогда спонсоры выстроятся вместе с вами»

Примерно за неделю до открытия дистрибьюторы вызывают монтаж и начинают строительство основных сооружений, прокладку ЛЭП и так далее. Все детали начинают полностью прорисовываться буквально через пару дней.

Примерно за сутки до открытия дверей команда уже собрана. Начните расставлять все службы по своим местам, и вот, наконец, начнутся бессонные выходные.

Бизнес-план организации праздников

Без бизнес-плана начинающего предпринимателя начинать бизнес глупо и поначалу чревато разорением. Мы рекомендуем вам создать свой бизнес-план перед тем, как начать.

Кстати, совсем не обязательно тратить на это много денег. Достаточно купить недорогую модель и за небольшие деньги переделать ее под свои нужды:

Как оформиться?

Если вы собираетесь работать серьезно и долго, вам нужен индивидуальный предприниматель. Выбирая коды ОКВЭД, отдавайте предпочтение двум: 92,72 и 92,3.

К ним относятся различные мероприятия, связанные с организацией праздников. Как правило, для получения статуса индивидуального предпринимателя необходимо заполнить необходимую форму и уплатить государственную пошлину.

Затраты здесь небольшие, поэтому выделять их как отдельные предметы не стоит. Если вы планируете создать бизнес вместе с партнерами, то вам нужно выбрать более серьезную форму — ООО.

В этом случае стоимость регистрации будет намного выше, и с документами придется поторопиться.

Общая стоимость регистрации может варьироваться от 30 тысяч рублей.

Что касается лицензии, то в случае с агентством по организации праздников можно обойтись и без нее.

В чём особенности работы event-менеджера

Мероприятие начинается с цели: это может быть тимбилдинг сотрудников, привлечение клиентов, вывод на рынок нового продукта, формирование партнеров, обмен опытом и так далее.

Исходя из поставленной цели, ивент-менеджер продумывает концепцию будущего мероприятия. Может проходить в формате конференции, выставки, вечеринки или даже выездной экскурсии; совмещаем служебную часть и остальное; быть свободным для членов или наоборот.

Одну и ту же проблему можно решить по-разному. Например, однажды, чтобы начать продажу квартир, мы провели конкурс на название нового микрорайона. Месяц мы работали над ее освещением в СМИ, принимая варианты от участников. Итоги были подведены прямо на фоне строительной площадки, где организовали экскурсию для гостей, показали поэтажные планы домов и квартир и, наконец, торжественно перерезали красную ленточку в честь открытия. Победитель получил сертификат на 500 тысяч рублей на покупку новой квартиры.

Запуск продаж мог быть организован иначе. Например, соберите блоггеров на стройплощадке и проведите их в экскурсии, представьте новый район на ежегодной ярмарке недвижимости, организуйте продвижение в популярном торговом центре. После мозгового штурма с командой мы выбрали концепт с конкурсом, потому что он позволял бесплатно попасть в СМИ и гарантированно привлекал внимание людей большим призом.

Небольшое мероприятие — встреча с блогерами, пресс-конференция, митап — может организовать всего один человек. Для крупных мероприятий ивент-менеджер привлекает помощников (дизайнеров, техников, маркетологов) и подрядчиков (типографика, кейтеринг, аренда оборудования). Несколько менеджеров мероприятий одновременно работают над крупномасштабными мероприятиями: обязанности разделены по типу работы (например, продвижение, работа с гостями, техническая поддержка) или сферам (например, руководитель пресс-центра, выставки, кейтеринга, волонтеры, спикеры).

На Астанинском экономическом форуме в 2018 году я курировал работу цифрового подрядчика, ответственного за продажу билетов и выход на бизнес-аудиторию Казахстана и стран-участниц форума. Вместе мы запустили сайт, сделали страницы в соцсетях, наполнили контентом и запустили платную рекламу. Как клиент я проверял сроки, собирал необходимую информацию для сайта, следил за результатами. Тут и пригодился мой маркетинговый опыт: очень важно говорить с подрядчиком на одном языке, это единственный способ наладить действительно эффективное сотрудничество.

Ивент-агентства могут организовать мероприятие под ключ, если у компании-организатора нет собственного отдела или менеджера или мероприятие планируется в другом городе. Работая в агентстве, ивент-менеджер информирует клиентов (выясняет цели и бюджет мероприятия), затем предлагает возможные концепции, готовит коммерческие предложения и ведет переговоры.

Впоследствии составляется смета мероприятия и сама организация начинает:

• дизайн логотипов и брендовой продукции, разработка сайтов и информационных материалов;
• работа с участниками: информирование, регистрация или продажа билетов, ответы на вопросы;
• подбор и бронирование участка, оформление помещений;
• техническая поддержка: аренда оборудования, адаптация и проверка работоспособности;
• планирование логистики для гостей, работа обслуживающего персонала, волонтеров, команды на месте;
• подбор ведущей, разработка сценария, подбор фотографа и видеооператора;
• заказать кейтеринг, реквизит, сувениры, печать.

В день мероприятия ивент-менеджер (самостоятельно или с коллегами) следит за работой сотрудников и подрядчиков, задействованных в организации процесса, и оперативно решает возникающие проблемы.

Как цель определяет форму корпоративного мероприятия

В принципе, любую форму можно адаптировать к цели. Но есть самые выигрышные комбинации.

Какие корпоративные мероприятия можно провести, руководствуясь той или иной целью?

• присоединившись к коллективу, коллектив отлично обслуживает, помимо тимбилдинга, юбилейных корпоративов, мероприятий, приуроченных к государственным и корпоративным праздникам — 23 февраля, 8 марта, Новому году, а также совместных выездов, выездов, командировок, тематических вечеринки и так далее;
• нацеленность на результат, формированию корпоративной культуры способствуют гала-конференции / встречи, проводимые в живом и неформальном стиле — с подведением итогов и рассказом сотрудников, внесших особый вклад в успех компании, музыкальными выступлениями, презентацией ценных фирменные подарки, приглашение членов семьи сотрудников;
• положительный имидж компании успешно создают форумы, акции, презентации, юбилейные встречи с участием партнеров, менеджмента, клиентов — они тоже работают на рекламу;
• командные тренировки, развитие необходимых навыков происходит во время обучающих курсов, семинаров.